Antes mesmo de iniciar o processo de constituição de uma nova empresa, o futuro empresário deve definir:
- Endereço onde funcionará a nova empresa, mesmo que seja uma empresa “virtual” (venda pela internet, sem estabelecimento comercial), é necessário ter um ponto de referência;
- Atividades econômicas (CNAE´s). A Classificação Nacional de Atividades Econômicas é utilizada para determinar quais atividades serão exercidas por uma empresa. Para saber mais: https://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/cadastros/cadastro-nacional-de-pessoas-juridicas-cnpj/classificacao-nacional-de-atividades-economicas-2013-cnae
- Nomes da nova empresa: razão social e fantasia;
- Porte (MEI, ME ou EPP) e natureza jurídica (Ltda – Sociedade Limitada; EI – Empresário Individual, EIRELI – Empresário Individual de Responsabilidade Limitada, SLU – Sociedade Limitada Unipessoal);
- Sociedade, se a empresa tiver mais de um sócio, deve ser definido o quadro societário e distribuição de cotas.
Neste passo se obtém a autorização da prefeitura para a futura empresa funcionar. A Prefeitura consulta diversos órgãos (Secretaria de Fazenda Estadual, INEA, Bombeiro, Receita Federal) para atestar (ou não) a viabilidade de abertura da nova empresa nos seguintes quesitos:
- Viabilidade da empresa funcionar no endereço escolhido, considerando suas atividades econômicas (CNAE´s);
- Aprovação dos nomes escolhidos, dentre três opções previamente apresentadas;
- Existência de impedimento por parte de qualquer um dos sócios junto ao Estado (Dívidas, ações, etc);
Esse passo leva até 3 dias úteis para ser concluído. Há, ainda, a possibilidade da Prefeitura exigir licenças específicas, como a do Corpo de Bombeiros do Estado e/ou do INEA – Instituo Estadual do Ambiente, o que certamente alongará a conclusão desse primeiro passo.
Apenas no município do Rio de Janeiro “Prévia de local” é um passo obrigatório, antes mesmo de iniciar o passo da “Viabilidade”. Geralmente o resultado da “Prévia de Local” fica pronto no mesmo dia que foi dado entrada, mas se for necessária avaliação de um fiscal poderá levar até 5 dias úteis.
Nesse importante passo os deveres e direitos da nova empresa são definidos. Geralmente leva-se em torno de 1 à 3 dias úteis para elaboração do contrato, depois deve-se colher as assinaturas dos sócios e obter reconhecimento de firma no cartório. O prazo vai depender da disponibilidade dos sócios e funcionamento dos cartórios.
O registro de uma nova empresa deve ser realizado na Junta Comercial do RJ ou no Cartório. O processo na Junta Comercial costuma ser mais barato e mais rápido.
O registro na Junta exige a elaboração do DBE – Documento Básico de Entrada – para que a nova empresa seja registrada no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ. Esse passo é realizado em 1 dia útil.
Ao concluir esse passo a empresa está formalmente constituída.
Neste passo é realizado o registro da nova empresa na Prefeitura, a fim de obter a IM – Inscrição Municipal e o alvará provisório, para que a empresa possa abrir e operar. Esse passo é realizado em penas 1 dia útil, logos após a obtenção do CNPJ.
Neste passo é realizado o registro da empresa na Secretaria do Estado de Fazenda – SEFAZ, a fim de obter a IE – Inscrição Estadual, necessária para empresas que atuem em determinadas atividades do comércio e serviço. Esse passo é realizado em penas 1 dia útil, logos após a obtenção do CNPJ.
Mesmo com a empresa em funcionamento é importante obter o alvará definitivo. Esse passo inicia após a taxa de alvará ser paga e o tempo de duração dependerá dos critérios estipulados pela Prefeitura, que analisará metragem, local, atividade, etc. Pode ser necessária a apresentação de laudos técnicos específicos, como o do Corpo de Bombeiros.
Para os empresários que optarem em enquadrar a empresa no regime tributário do Simples Nacional, somente após a obtenção do alvará definitivo é que é possível dar entrada nesse processo. Há um prazo máximo que deve ser observado para o enquadramento da nova empresa no Simples Nacional: até 30 dias após o último diferimento de inscrição (municipal ou estadual), desde que não ultrapasse 60 dias da data constante de abertura do CNPJ.